ONS BELEID INZAKE GEGEVENSBESCHERMING
- INLEIDING
Charta 21 vzw hecht veel belang aan de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en aan de bescherming van persoonsgegevens, aan de vertrouwelijkheid ervan en aan de wetgeving ter zake, en stelt dit beleid ter beschikking van de bezoekers van haar website die gehost wordt op https://www.charta21.be. Dit beleid kadert in de wil van Charta 21 vzw om transparant te handelen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die zij uitvoert en om de bezoekers van haar website te informeren over de procedures met betrekking tot het verzamelen en verwerken van hun persoonsgegevens. Dit beleid is er ook op gericht de betrokkenen te informeren over hun rechten en de procedures om deze uit te oefenen.
Ons gegevensbeschermingsbeleid is gebaseerd op de toepasselijke wettelijke bepalingen ter zake, waaronder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (algemene verordening gegevensbescherming, hierna “AVG”) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
2. VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING
De verantwoordelijke voor de verwerking is Charta 21 vzw, met maatschappelijke zetel te Roodebeeksesteenweg 206, B-1200 Brussel (België) en met ondernemingsnummer 0764.824.412 bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen.
Voor meer informatie over de uitgevoerde gegevensverwerking, nodigen wij u uit contact met ons op te nemen via e-mail op info@charta21.be
3. DE GEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN
Charta 21 vzw verzamelt en verwerkt, via haar website, alleen de hieronder opgesomde persoonsgegevens.
Naast deze persoonsgegevens verwerkt Charta 21 vzw ook niet-persoonsgebonden gegevens. Deze gegevens laten niet toe om direct of indirect met een bepaalde persoon te identificeren, zijn niet gekoppeld aan een geïdentificeerde persoon en worden onder meer gebruikt om de website te verbeteren. Indien dergelijke niet-persoonsgebonden gegevens, in combinatie met andere gegevens, de identificatie van een persoon of de koppeling van dergelijke gegevens aan een geïdentificeerde persoon mogelijk maken, zullen zij als persoonsgegevens worden behandeld totdat identificatie aan de hand van dergelijke gegevens onmogelijk is geworden.
A) GEGEVENS DIE U RECHTSTREEKS AAN ONS VERSTREKT
Wanneer u contact opneemt met Charta 21 vzw, kan u gevraagd worden om informatie over uzelf te geven. Hierbij richten wij ons vooral op de informatie die via het ledenformulier wordt verstrekt.
De verzamelde gegevens zijn in het bijzonder:
– Naam en achternaam;
– E-mail adres;
– Telefoonnummer;
– Alle andere persoonlijke gegevens die u onder onze aandacht wilt brengen.
B) DE GEGEVENS DIE WIJ VIA COOKIES VERZAMELEN
Zie ons Cookiesbeleid.
- DOELEINDEN VAN DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS
In dit deel geven wij aan voor welke doeleinden wij de in punt II genoemde gegevens verwerken:
– Om de relatie tussen de leden van Charta 21 vzw en u te beheren door uw verzoeken om informatie op te volgen en u te antwoorden
– Om uw voorkeuren en gewoonten op onze site zo goed mogelijk te leren kennen
– Het uitvoeren van statistische enquêtes en het volume van het verkeer en het gebruik van de verschillende elementen van onze site (bezochte secties en inhoud, pad) om het belang en de ergonomie van onze diensten te verbeteren).
5. RECHTSGRONDSLAG VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS
De verwerking door Charta 21 vzw is rechtmatig en heeft de volgende rechtsgrondslag:
– De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen
o Het gebruik van cookies is strikt noodzakelijk en onontbeerlijk voor de goede werking van onze website
– De verwerking wordt uitgevoerd op basis van uw toestemming
o Informatie die wordt meegedeeld via het ledenformulier of het e-mailadres
o Gebruik van reclame en statistische cookies
– De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om op uw verzoek actie te ondernemen voordat u een contract met ons sluit:
o Lidmaatschapsaanvraag/-informatie
o Ledenadministratie
o Inschrijving in onze databank
6. BEKENDMAKING VAN UW GEGEVENS AAN ONDERAANNEMERS
Om onze diensten zo goed mogelijk aan u te kunnen leveren, hebben wij verschillende externe dienstverleners die toegang kunnen hebben tot uw persoonsgegevens. De toegang van onze onderaannemers tot uw gegevens is echter gebaseerd op ondertekende contracten waarin de verplichtingen worden vermeld die op hen rusten in termen van gegevensbescherming, veiligheid en vertrouwelijkheid.
Deze dienstverleners zijn de volgende:
– Hubspot: CRM voor het beheer van gegevens met betrekking tot de relaties met onze Leden en Donateurs;
– Office 365: een instrument voor het beheer van gegevens met betrekking tot projecten in ontwikkeling;
– Teams: een instrument voor het organiseren en uitzenden van conferenties,
– Idloom evenementen: tool voor de creatie en het beheer van evenementen
– Dolibarr: tool voor de aanmaak en het beheer van facturen van onze leden en donateurs
7. DUUR VAN DE BEWARING VAN DE VERZAMELDE GEGEVENS
Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende een periode die in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen of die in verhouding staat tot de doeleinden waarvoor zij zijn geregistreerd.
Voor alle gegevens betreffende de samenstelling en het beheer van de ledenbestanden als bedoeld in punt II.1. geldt een bewaartermijn van ten hoogste 5 jaar vanaf de verzameling van de gegevens of het laatste contact met het lid.
Wat de bewaartermijn voor cookies betreft, verwijzen wij u naar de lijst in punt III.2, waarin de bewaartermijnen worden vermeld voor elke cookie die op onze website wordt gebruikt.
8. VEILIGHEIDSMAATREGELEN VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS
Als verantwoordelijke voor de verwerking heeft Charta 21 VZW talrijke passende technische en organisatorische maatregelen genomen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen, om uw persoonsgegevens te beschermen tegen wijziging, accidenteel of onwettig verlies, gebruik, openbaarmaking of ongeoorloofde toegang. In het bijzonder, hebben wij:
– Voortdurende opleiding van ons personeel over de vereisten inzake gegevensbescherming, vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van gegevens;
– Beveiliging van de toegang tot onze gebouwen en IT-platforms;
– Uitvoering van een algemeen IT-beveiligingsbeleid van het bedrijf;
– Beveiliging van de toegang, het delen en de overdracht van gegevens;
– Het hoge niveau van gegevensbeschermingseisen bij de selectie van onze onderaannemers en partners.
9. UW RECHTEN MET BETREKKING TOT UW GEGEVENS
U heeft de volgende rechten met betrekking tot de gegevens die wij over u verwerken.
- RECHT VAN TOEGANG
U hebt het recht om te weten of Charta 21 vzw al dan niet gegevens over u verwerkt en, zo ja, om toegang te krijgen tot die gegevens en om informatie over de verwerking ervan te verkrijgen.
- RECHT OP CORRECTIE
U hebt het recht de u betreffende gegevens te rectificeren indien zij onjuist zijn of aan te vullen indien zij onvolledig zijn.
- 3. RECHT OP WISSING
U hebt het recht te vragen dat uw gegevens worden gewist wanneer er geen reden meer is om ze te verwerken.
- 4. RECHT OM VERWERKING TE BEPERKEN
U hebt het recht ons te verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken; in dat geval mogen wij de gegevens alleen bewaren met uitsluiting van elke andere vorm van verwerking.
- RECHT VAN BEZWAAR
U hebt het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens indien u, om welke reden dan ook, van mening bent dat de verwerking inbreuk maakt op uw privacy en u onnodige schade berokkent. In geen geval kunt u ons beletten uw gegevens te verwerken indien de verwerking noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van uw contract.
- RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN BIJ DE GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, onder de voorwaarden en binnen de grenzen die zijn vastgesteld in de AVG en in elke andere wetgeving die van toepassing is op de verwerking van Persoonsgegevens. Zij kan worden gecontacteerd op de volgende gegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit:
Persstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt uw rechten te allen tijde uitoefenen door contact met ons op te nemen via de in punt X van dit beleid vermelde contactgegevens.
In het kader van uw verzoek vragen wij u het voorwerp van uw verzoek aan te geven en aan te geven welk recht u wenst uit te oefenen. In het geval van een verzoek dat per post wordt verzonden, vragen wij u het postadres op te geven waarop wij moeten antwoorden.
U krijgt dan binnen een maand na ontvangst van het verzoek een antwoord toegestuurd.
In geval van twijfel kunnen wij vragen om een kopie van uw identiteitskaart, paspoort of een ander document dat uw identiteit kan bevestigen.
10. CONTACT OPNEMEN
Neem contact met ons op via e-mail info@charta21.be , of per post op het volgende adres
Charta 21 VZW
Roodebeeksesteenweg 206
1200 Brussel, België
Ondernemingsnummer : BE.0764.824.412
Vergeet niet het onderwerp van uw verzoek te vermelden (met vermelding van het recht dat u wenst uit te oefenen) en, in het geval van een verzoek dat per post wordt verzonden, het adres waarnaar wij moeten antwoorden.
